Afwezigheidsbericht instellen: complete gids + 10 templates

Je gaat op vakantie. Of je neemt een paar dagen vrij. Of je bent langere tijd niet beschikbaar. Wat doe je dan?

Precies: je stelt een afwezigheidsbericht in. Maar hoe doe je dat goed? Wat zet je erin zonder onprofessioneel over te komen?

Een afwezigheidsbericht is meer dan een simpel berichtje. Het wordt ook wel out of office of automatisch antwoord genoemd.

Als iemand je mailt, is dit je eerste indruk. Collega's die je dringend nodig hebben, weten meteen bij wie ze terecht kunnen. Klanten hoeven niet te wachten zonder uitleg.

Een goed bericht voorkomt misverstanden en wijst mensen naar alternatieven. Zo kun je met een gerust hart genieten van je rust.

In deze gids leer je hoe je een afwezigheidsbericht instelt. We behandelen Outlook, Gmail en WhatsApp Business.

Je krijgt 10 kant-en-klare templates die je direct kunt kopiëren. We leggen uit wat je wel en niet moet vermelden.

Ook laten we geavanceerde functies zien, zoals auto-decline meetings en intern/extern routing. Na dit artikel weet je precies hoe het moet.

Wat is een afwezigheidsbericht?

Het systeem herkent inkomende berichten en reageert namens jou met een vooraf ingesteld bericht. Technisch gezien heet dit ook wel een vacation responder of autoreply.

De belangrijkste functie is simpel: je laat mensen weten dat je hun bericht niet direct kunt beantwoorden. Maar een goed afwezigheidsbericht doet meer. Het biedt alternatieven, zoals een vervangend contactpersoon. Het stelt duidelijke verwachtingen over wanneer je terug bent. Zo voorkom je dat mensen onnodig in spanning zitten.

Wanneer gebruik je een afwezigheidsbericht?

Er zijn verschillende situaties waarin een afwezigheidsbericht zinvol is:

• Vakantie of verlof — Je bent een week of langer weg en hebt geen toegang tot je e-mail
• Ziekte — Je bent onverwacht uitgevallen en kunt je inbox niet bijhouden
• Training, conferentie of zakenreis — Je bent wel bereikbaar maar reageert trager dan normaal
• Feestdagen — Je bedrijf is gesloten tijdens Kerst, Nieuwjaar of andere feestdagen
• Weekends (recurring) — Sommige mensen stellen elke vrijdagmiddag een automatisch antwoord in om grenzen te bewaken
• Ouderschapsverlof of sabbatical — Langdurige afwezigheid waarbij je iemand anders je taken overneemt

Hoe werkt een afwezigheidsbericht technisch?

Zodra je een afwezigheidsbericht activeert, monitort je mailserver inkomende berichten. Komt er een nieuw bericht binnen? Dan stuurt het systeem automatisch jouw vooraf ingestelde antwoord terug.

De meeste systemen gebruiken een once-per-sender regel. Dezelfde afzender ontvangt je bericht maar één keer per dag of per activeringsperiode. Zo overspoelt je hun inbox niet met herhaalde automatische antwoorden.

Moderne systemen zoals Outlook, Gmail en WhatsApp Business bieden geavanceerde opties zoals:

• Datumbereik instellen — Automatisch starten en stoppen op specifieke data
• Intern vs extern — Verschillende berichten voor collega's en externe contacten
• Auto-decline meetings — Vergaderingen automatisch afwijzen tijdens je afwezigheid
• Kalender blokkeren — Je agenda markeren als "afwezig"

In de volgende secties laten we precies zien hoe je deze functies instelt per platform.

Afwezigheidsbericht Outlook instellen

Outlook is het meest gebruikte e-mailprogramma in zakelijke omgevingen, met meer dan 400 miljoen actieve gebruikers^[1].

Of je nu Outlook Desktop gebruikt, Outlook Web of de Mobile App: een afwezigheidsbericht instellen kan in alle versies. Hieronder lopen we elk platform stap voor stap door.

Deze instructies zijn getest op Microsoft Outlook 365 voor Windows en macOS, Outlook Web (outlook.office.com) en de Outlook Mobile App v4.2 (december 2025).

Outlook Desktop (Windows en Mac)

De desktop versie van Outlook biedt de meeste configuratiemogelijkheden. Volg deze stappen om je afwezigheidsbericht in te stellen:

1. Open Outlook en klik linksboven op Bestand (File)
2. Selecteer Automatische antwoorden (Automatic Replies) of Afwezigheid
3. Schakel de optie Automatische antwoorden verzenden in
4. Kies eventueel voor Alleen verzenden tijdens deze periode en vul je start- en einddatum in
5. Op het tabblad Binnen mijn organisatie typ je het bericht voor collega's
6. Op het tabblad Buiten mijn organisatie typ je het bericht voor externe contacten
7. Klik op OK om je instellingen op te slaan

Geavanceerde opties in Outlook Desktop:

• Vergaderingen automatisch weigeren — Schakel "Nieuwe uitnodigingen voor gebeurtenissen die plaatsvinden tijdens deze periode automatisch weigeren" in op het tabblad Binnen mijn organisatie
• Agenda blokkeren — Vink "Mijn agenda voor deze periode blokkeren" aan om je beschikbaarheid te markeren als "Afwezig"
• Bestaande vergaderingen annuleren — Optie om al geplande vergaderingen tijdens je afwezigheid te annuleren

Outlook Web (Office 365 en Outlook.com)

Als je Outlook gebruikt via de browser (Office 365, Outlook.com of webmailKeurigOnline zegtWebmailMet Webmail lees en verstuur je overal online e-mails zonder aparte software. van je werk), volg je deze stappen:

1. Log in op outlook.office.com of je zakelijke webmail
2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (Instellingen)
3. Selecteer Alle Outlook-instellingen weergeven
4. Ga naar E-mail → Automatische antwoorden
5. Schakel de wisselknop Automatische antwoorden inschakelen in
6. Vul je start- en einddatum in bij Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden
7. Typ je bericht in het tekstvak. Je kunt hier gebruik maken van opmaakopties (vet, cursief, kleur)
8. Schakel eventueel Antwoorden buiten uw organisatie verzenden in voor een apart bericht aan externe contacten
9. Klik op Opslaan

Outlook Mobile App (iOS en Android)

Sinds 2023 kun je ook direct vanuit de Outlook mobiele app je afwezigheidsbericht instellen. Ideaal als je onderweg bent.

1. Open de Outlook-app op je telefoon
2. Tik linksboven op het hamburgermenu (drie streepjes)
3. Tik onderin op het tandwiel-icoon (Instellingen)
4. Selecteer je e-mailaccount
5. Tik op Automatische antwoorden
6. Schakel de wisselknop in en vul je bericht, start- en einddatum in
7. Sla op en je afwezigheidsbericht is actief

De mobiele app biedt dezelfde basisopties als de webversie, maar mist enkele geavanceerde functies. Denk aan automatisch vergaderingen afwijzen of aparte berichten voor intern/extern.

Afwezigheidsbericht Outlook voorbeeld

Hier zijn twee kant-en-klare templates specifiek voor Outlook-gebruikers:

Template 1: Formeel zakelijk (extern)

Beste heer, mevrouw,

Hartelijk dank voor uw e-mail. Op dit moment ben ik afwezig van [startdatum] tot en met [einddatum] en heb ik beperkte toegang tot mijn e-mail.

Uw bericht wordt niet doorgestuurd. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [Naam] via [naam@bedrijf.nl] of telefonisch op [06-12345678].

Ik beantwoord uw e-mail zo spoedig mogelijk na mijn terugkeer op [datum].

Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Functietitel]
[Bedrijfsnaam]

Template 2: Informeel (intern, voor collega's)

Hey team,

Ik ben op vakantie van [startdatum] t/m [einddatum] en check geen mail. Voor dringende zaken kun je terecht bij [Naam] ([e-mail]).

Vergaderingen tijdens mijn afwezigheid worden automatisch geweigerd—reschedule ze gerust naar na [einddatum]!

Tot snel,
[Jouw Naam]

Outlook instellingen checklist

Voordat je op vakantie gaat, controleer het volgende:

• ✅ Datumbereik correct — Controleer dat je start- en einddatum kloppen
• ✅ Terugkeerdatum vermeld — Geef in je bericht aan wanneer je weer reageert
• ✅ Vervanging vermeld (indien van toepassing) — Naam, e-mail en telefoonnummer van collega
• ✅ Intern/extern verschil — Collega's mogen een informeler bericht krijgen dan klanten
• ✅ Testmail verzonden — Stuur jezelf (of een collega) een testmail om te controleren of het werkt
• ✅ Uitschakelen niet vergeten — Zet een reminder in je telefoon om je afwezigheidsbericht uit te schakelen bij terugkomst

In de Voorbeelden en templates sectie vind je nog meer kant-en-klare berichten voor verschillende situaties.

Afwezigheidsbericht WhatsApp Business instellen

WhatsApp is voor veel ondernemers dé primaire communicatiekanaal met klanten. Of je nu een webshop runt, diensten verleent of als freelancer werkt: de kans is groot dat klanten je via WhatsApp proberen te bereiken.

Maar hoe stel je een professioneel afwezigheidsbericht in wanneer je niet beschikbaar bent?

Belangrijk: een afwezigheidsbericht instellen kan alleen met WhatsApp Business, niet met de gewone WhatsApp-app. WhatsApp Business is een gratis app speciaal voor bedrijven. Je krijgt extra functies zoals automatische berichten, productcatalogi en een bedrijfsprofiel. De app is beschikbaar voor iOS en Android.

Deze instructies zijn getest op WhatsApp Business v2.24.25 voor iOS en Android (december 2025).

Away message vs Greeting message

WhatsApp Business kent twee soorten automatische berichten, en het is belangrijk om het verschil te begrijpen:

• Greeting message (begroeting) — Wordt verstuurd wanneer iemand je voor het eerst een bericht stuurt of wanneer er meer dan 14 dagen geen contact is geweest. Ideaal voor nieuwe klanten.
• Away message (afwezigheidsbericht) — Wordt verstuurd wanneer je niet beschikbaar bent. Je kunt dit combineren met openingstijden of handmatig inschakelen wanneer je op vakantie bent.

Voor een afwezigheidsbericht gebruik je dus de Away message functie. Je kunt deze koppelen aan je openingstijden, zodat het automatisch actief wordt buiten kantooruren. Of je activeert het handmatig voor langere afwezigheid, zoals vakantie of verlof.

WhatsApp Business afwezigheidsbericht instellen (iOS)

Volg deze stappen om een afwezigheidsbericht whatsapp instellen op je iPhone:

1. Open de WhatsApp Business-app op je iPhone
2. Tik rechtsboven op de drie puntjes (⋯)
3. Selecteer Bedrijfstools (Business Tools)
4. Tik op Away message (Afwezigheidsbericht)
5. Schakel de wisselknop Afwezigheidsberichten verzenden in
6. Kies je schema:
   • Altijd verzenden — Continu actief (niet aanbevolen)
   • Aangepast schema — Koppel aan je openingstijden
   • Buiten openingstijden — Automatisch actief wanneer je gesloten bent
7. Typ je afwezigheidsbericht in het tekstvak (max 1024 tekens)
8. Selecteer aan wie het bericht wordt gestuurd:
   • Iedereen — Alle contacten krijgen het bericht
   • Iedereen behalve... — Sluit specifieke contacten uit
   • Alleen verzenden naar... — Stuur alleen naar specifieke labels
9. Tik op Opslaan

WhatsApp Business afwezigheidsbericht instellen (Android)

Voor Android-gebruikers zijn de stappen vrijwel identiek:

1. Open de WhatsApp Business-app op je Android-telefoon
2. Tik rechtsboven op de drie puntjes (⋮)
3. Ga naar Instellingen → Bedrijfstools
4. Selecteer Afwezigheidsbericht
5. Schakel Afwezigheidsberichten verzenden in
6. Kies wanneer het bericht wordt verzonden:
   • Altijd verzenden
   • Aangepast schema — Stel specifieke dagen en tijden in
   • Buiten openingstijden
7. Vul je bericht in (tip: houd het kort en vriendelijk)
8. Selecteer Ontvangers — iedereen, uitgezonderd bepaalde contacten, of alleen specifieke labels
9. Tik op Opslaan

Business hours en automatische antwoorden

Een krachtige functie van WhatsApp Business is het koppelen van je afwezigheidsbericht aan je openingstijden. Je automatisch antwoord wordt dan alleen verstuurd buiten je werkuren. Zo hoef je niet elke dag handmatig aan en uit te schakelen.

Openingstijden instellen:

1. Ga naar Instellingen → Bedrijfstools → Bedrijfsprofiel
2. Scroll naar Openingstijden en tik op Bewerken
3. Vul voor elke dag je openingstijden in (bijv. ma-vr 09:00-17:00)
4. Sla op en ga terug naar Away message
5. Selecteer Buiten openingstijden als schema

Nu ontvangen klanten automatisch je afwezigheidsbericht wanneer ze je buiten werkuren benaderen. Dit voorkomt frustratie en stelt duidelijke verwachtingen.

Handmatig activeren voor vakantie:

Ga je op vakantie of ben je langere tijd niet beschikbaar? Schakel dan de Away message in met schema Altijd verzenden of Aangepast schema. Vergeet niet om het weer uit te schakelen bij terugkomst!

Afwezigheidsbericht WhatsApp voorbeeld

WhatsApp-berichten hebben een informeler karakter dan e-mail. Je hebt ook maar beperkte ruimte: maximaal 1024 tekens. Hier zijn vier voorbeelden die je direct kunt gebruiken.

Template 1: Vakantie (kort en vriendelijk)

Hoi! 👋

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel op vakantie van [startdatum] t/m [einddatum] en check WhatsApp niet.

Voor dringende zaken: bel [06-12345678] of mail [naam@bedrijf.nl]

Ik reageer zo snel mogelijk na [datum]!

Groet,
[Jouw Naam]

Template 2: Buiten openingstijden

Bedankt voor je bericht! 😊

Je bereikt ons buiten onze openingstijden (ma-vr 09:00-17:00).

We reageren zo snel mogelijk op werkdagen.

Groet,
[Bedrijfsnaam]

Template 3: Feestdagen/Verlof

Hoi!

We zijn gesloten van [datum] t/m [datum] i.v.m. [feestdagen/verlof].

Vanaf [datum] zijn we weer bereikbaar.

Spoedgevallen? Mail naar [noodcontact@bedrijf.nl]

Fijne feestdagen! 🎄

Template 4: Professionele dienstverlening

Goedendag,

Bedankt voor uw bericht. Op dit moment ben ik niet beschikbaar.

Ik streef ernaar binnen 24 uur te reageren op werkdagen.

Voor urgente zaken kunt u bellen: [06-12345678]

Met vriendelijke groet,
[Naam] | [Functie]

WhatsApp afwezigheidsbericht tips:

• ✅ Gebruik emoji's met mate — WhatsApp is informeler dan e-mail, maar blijf professioneel
• ✅ Houd het kort — 50-100 woorden is ideaal, mensen lezen snel op mobiel
• ✅ Vermeld alternatieven — Noodcontact, e-mailadresKeurigOnline zegtE-mailadresEen e-mailadres, zoals naam@domein.nl, gebruik je om digitaal berichten te versturen en te ontvangen., of website voor meer info
• ✅ Test je bericht — Stuur jezelf een bericht vanaf een ander nummer om te controleren
• ✅ Pas toon aan je merk — Formeler voor advocaten/notarissen, losser voor creative agencies

In de Voorbeelden sectie verderop in dit artikel vind je nog meer templates voor verschillende situaties.

Afwezigheidsbericht Gmail instellen

Gmail is de grootste gratis e-mailprovider ter wereld, met meer dan 1,8 miljard actieve gebruikers^[2]. Of je nu een persoonlijk Gmail-account gebruikt of een zakelijk Google Workspace-account: een afwezigheidsbericht instellen kan in beide gevallen.

Google noemt deze functie officieel de vacation responder (vakantie-beantwoorder).

Het grote voordeel is de flexibiliteit. Je kunt kiezen of je antwoord naar iedereen gaat of alleen naar mensen in je contactenlijst. Die laatste optie is ideaal voor privacy. Zo voorkom je dat spammers je automatische antwoord ontvangen.

Deze instructies zijn getest op Gmail Web (mail.google.com) en de Gmail App v2024.12 voor iOS en Android (december 2025).

Gmail vacation responder (Desktop)

Zo stel je een gmail automatisch antwoord in via de webbrowser:

1. Ga naar mail.google.com en log in
2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon ⚙️ (Instellingen)
3. Selecteer Alle instellingen weergeven
4. Scroll naar beneden tot je Vacation responder ziet
5. Selecteer Vacation responder aan
6. Vul de volgende velden in:
   • Eerste dag — Startdatum van je afwezigheid
   • Laatste dag — Einddatum (optioneel, laat leeg voor onbepaalde tijd)
   • Onderwerp — Bijvoorbeeld "Afwezig tot [datum]" of laat leeg
   • Bericht — Je afwezigheidstekst (opmaak en links toegestaan)
7. Kies optioneel: Alleen antwoorden naar mijn contacten verzenden (aanbevolen voor privacy)
8. Scroll naar beneden en klik op Wijzigingen opslaan

Opmaak en handtekening:

In het berichtveld kun je opmaakopties gebruiken: vet, cursief, opsommingen en links. Je Gmail-handtekening wordt niet automatisch toegevoegd aan je vacation responder. Wil je die toevoegen? Dan moet je deze handmatig in het bericht kopiëren.

Gmail app (iOS en Android)

Je kunt ook een afwezigheidsbericht gmail instellen via de mobiele app:

1. Open de Gmail-app op je telefoon
2. Tik linksboven op het hamburgermenu (drie streepjes)
3. Scroll naar beneden en tik op Instellingen
4. Selecteer je e-mailaccount
5. Tik op Vacation responder
6. Schakel de wisselknop Vacation responder in
7. Vul je start- en einddatum in
8. Typ je onderwerp en bericht
9. Schakel eventueel Alleen verzenden naar contacten in
10. Tik op Gereed of Opslaan

De mobiele app biedt dezelfde functies als de desktopversie, behalve tekstopmaak. Via de app kun je alleen platte tekst invoeren.

Gmail privacy-instellingen

Een belangrijke overweging bij Gmail is naar wie je automatische antwoord gaat. Gmail biedt twee opties:

• Verzenden naar alle afzenders — Iedereen die je mailt krijgt je vacation responder, inclusief mailinglijsten, automatische systemen, en potentiële spammers. Dit kan leiden tot:
• Bevestiging dat je e-mailadres actief is (voor spammers)
• Je bericht in mailinglijst-archieven
• Automatische systemen die onnodig reageren
• Alleen verzenden naar contacten — Alleen mensen in je Gmail-contactenlijst ontvangen je antwoord. Dit is veiliger en voorkomt privacy-lekken.

Voor zakelijk gebruik wordt Alleen verzenden naar contacten sterk aanbevolen. Voor persoonlijk gebruik kan "verzenden naar alle afzenders" zinvol zijn, als je niet wilt dat mensen denken dat je hun bericht mist.

Externe ontvangers en spam:

Gmail is slim genoeg om je vacation responder niet te versturen naar berichten die als spam zijn gemarkeerd of die afkomstig zijn van mailinglijsten waar je op bent geabonneerd. Dit voorkomt ongewenste automatische antwoorden naar nieuwsbrieven, notificaties en marketing-emails.

Afwezigheidsbericht Gmail voorbeeld

Hier zijn twee templates speciaal voor Gmail-gebruikers:

Template 1: Zakelijk (contacten-only mode)

Onderwerp: Afwezig tot [datum]

Beste,

Bedankt voor je e-mail. Ik ben afwezig van [startdatum] tot en met [einddatum] en heb beperkte toegang tot mijn inbox.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [Naam van collega] via [e-mail] of telefonisch op [telefoonnummer].

Ik beantwoord je bericht zo spoedig mogelijk na mijn terugkeer op [datum].

Met vriendelijke groet,

[Jouw Naam]
[Functietitel]
[Bedrijf]
[Telefoonnummer]
[Website]

Template 2: Persoonlijk (vriendelijk en kort)

Onderwerp: Ben op vakantie!

Hoi,

Bedankt voor je mail! Ik ben op vakantie tot [datum] en lees mijn e-mail niet.

Voor dringende dingen: bel me op [telefoonnummer] of stuur een WhatsApp.

Ik reageer zodra ik terug ben!

Groet,
[Naam]

Gmail vacation responder tips:

• ✅ Gebruik de onderwerpline — Dit helpt afzenders direct zien dat het een automatisch antwoord is
• ✅ Schakel "contacten-only" in — Voorkomt dat spam en nieuwsbrieven je antwoord triggeren
• ✅ Vier-dagen regel — Besef dat dezelfde afzender max 1x per 4 dagen je bericht krijgt
• ✅ Test voor je vertrekt — Stuur jezelf een testmail vanaf een ander account
• ✅ Einddatum instellen — Voorkomt dat je vergeet je vacation responder uit te schakelen

Afwezigheidsbericht instellen in andere programma's

Naast de drie grote spelers Outlook, Gmail en WhatsApp Business zijn er nog diverse andere e-mailprogramma's en platforms waar je een afwezigheidsbericht kunt instellen. Hier een overzicht van de meest gebruikte alternatieven.

Microsoft Teams

Microsoft Teams synchroniseert automatisch met je Outlook-afwezigheidsstatus. Stel je een afwezigheidsbericht in via Outlook (zie Outlook sectie), dan wordt je Teams-status automatisch "Afwezig". Je ziet ook een indicator bij je profielfoto.

Extra Teams-specifieke instelling:

1. Klik in Teams op je profielfoto rechtsboven
2. Selecteer Statusbericht instellen
3. Typ een bericht zoals "Op vakantie tot [datum]"
4. Kies optioneel Statusbericht weergeven wanneer anderen proberen te chatten
5. Klik op Gereed

Je Teams-statusbericht verschijnt nu wanneer collega's je proberen te bereiken via chat. Dit is een aanvulling op je Outlook-afwezigheidsbericht, niet een vervanging.

Apple Mail (macOS en iOS)

Apple Mail heeft geen native afwezigheidsbericht-functie. Dit is een bewuste keuze van Apple: de meeste e-mailproviders (Gmail, Outlook.com, zakelijke e-mail) bieden deze functie op serverniveau. Je hebt drie opties:

1. Via je e-mailprovider — Log in op de webmail van je provider (bijv. Gmail, iCloud.com, Outlook.com) en stel daar je afwezigheidsbericht in
2. iCloud Mail — Als je een @icloud.com, @me.com of @mac.com adres hebt, log in op icloud.com/mail, klik op het tandwiel-icoon → Voorkeuren → Vakantie, en stel je automatisch antwoord in
3. Mail regels (workaround) — Geavanceerde gebruikers kunnen via Regels in Apple Mail een automatisch antwoord configureren, maar dit werkt alleen als je Mac aanstaat en Mail open is (niet praktisch voor vakantie)

Thunderbird

Mozilla Thunderbird ondersteunt afwezigheidsberichten via de FiltaQuilla extensie of via je e-mailserver indien je provider dit ondersteunt.

Methode 1: Via je e-mailserver (aanbevolen)

Gebruik je zakelijke e-mail met IMAP en ondersteunt je provider Sieve filters? Dan kun je via Thunderbird een servergebaseerd afwezigheidsbericht instellen. Dit blijft werken, zelfs als je computer uit staat. Je hebt hiervoor de Sieve-extensie nodig.

Methode 2: FiltaQuilla extensie (lokaal)

1. Installeer de FiltaQuilla extensie vanuit de Thunderbird Add-ons
2. Ga naar Extra → Berichtfilters
3. Klik op Nieuw om een nieuw filter aan te maken
4. Stel de voorwaarde in: "Onderwerp" → "bevat" → "*" (match alles)
5. Actie: "Antwoordsjabloon" → Kies of maak een sjabloon met je afwezigheidsbericht
6. Vink Handmatig uitvoeren uit en Voor inkomend mail aan

Yahoo Mail, AOL, en andere webmail

De meeste webmailKeurigOnline zegtWebmailMet Webmail lees en verstuur je overal online e-mails zonder aparte software. providers bieden een vacation responder functie:

• Yahoo Mail — Ga naar Instellingen ⚙️ → Meer instellingen → Mailboxen → Vacation responder. Vul je bericht in en stel start/einddatum in.
• AOL Mail — Klik op Opties → Mail-instellingen → Vacation Response. Activeer en configureer je bericht.
• Hotmail / Outlook.com — Gebruik dezelfde methode als Outlook Web beschreven eerder in dit artikel
• ProtonMail — Ga naar Instellingen → Berichten → Auto-antwoord (alleen beschikbaar voor betaalde plannen)
• Zoho Mail — Instellingen → Mail → Vacation Responder

In bijna alle gevallen vind je de instelling onder Instellingen, Mail of Berichten door te zoeken naar termen als "vacation", "auto-reply", "afwezigheidsbericht" of "automatisch antwoord".

Afwezigheidsbericht via je hosting control panel:

Host je jouw e-mail bij een professionele hostingpartij? Dan kun je vaak direct via het control panel een afwezigheidsbericht instellen. Dit werkt op serverniveau, dus het maakt niet uit welke e-mailclient je gebruikt.

KeurigOnline klant? We hebben een stap-voor-stap uitleg voor het instellen van een vakantieberichtKeurigOnline zegtVakantieberichtEen vakantiebericht is een tijdelijke automatische e-mail waarin je aangeeft wanneer je afwezig bent en wanneer je weer reageert.. Je vindt de instelling onder E-mail → Vakantieberichten. Binnen 2 minuten heb je een professioneel afwezigheidsbericht actief.

Het voordeel van een server-side afwezigheidsbericht? Het blijft actief, ook als je laptop uit staat.

Afwezigheidsbericht voorbeelden en templates

Nu je weet hoe je een afwezigheidsbericht instelt, is de volgende vraag: wat schrijf je erin?

In deze sectie vind je 10 professionele templates die je direct kunt kopiëren en aanpassen. Elk voorbeeld is geschikt voor een specifieke situatie en toon.

Hoe gebruik je deze templates?

• Kopieer de template die het beste past bij je situatie
• Vervang tekst tussen [ vierkante haakjes ] met je eigen gegevens
• Pas de toon aan naar je bedrijfscultuur of persoonlijke stijl
• Test je bericht door jezelf een e-mail te sturen

Template 1: Formeel zakelijk (extern)

Wanneer gebruiken: Voor zakelijke contacten zoals klanten, leveranciers of externe partijen die je voor het eerst mailt. Geschikt voor advocaten, notarissen, accountants, financiële diensten en overheid.

Geachte heer, mevrouw,

Hartelijk dank voor uw e-mail.

Op dit moment ben ik afwezig van [maandag 15 juli] tot en met [vrijdag 26 juli] en heb ik geen toegang tot mijn e-mail. Uw bericht wordt niet doorgestuurd.

Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [Jan Jansen] via [j.jansen@bedrijf.nl] of telefonisch op [088-1234567].

Ik beantwoord uw bericht zo spoedig mogelijk na mijn terugkeer op [maandag 29 juli].

Met vriendelijke groet,

[Maria de Vries]
[Senior Adviseur]
[Bedrijfsnaam B.V.]
[+31 6 12345678]
[www.bedrijfsnaam.nl]

Template 2: Informeel zakelijk

Wanneer gebruiken: Voor externe contacten in een minder formele branche zoals IT, marketing, creatieve sector en startups waarbij je professioneel maar toegankelijk wilt zijn.

Hoi,

Bedankt voor je mail! Ik ben momenteel afwezig van [12 augustus] t/m [23 augustus] en check mijn inbox niet.

Dringende zaken? Neem dan contact op met [Lisa] via [lisa@bedrijf.nl] of bel naar [088-7654321].

Ik reageer op je bericht zodra ik terug ben op [26 augustus].

Groet,
[Thijs]
[Product Manager | Bedrijfsnaam]
[thijs@bedrijf.nl]

Template 3: Intern (voor collega's)

Wanneer gebruiken: Specifiek voor e-mails van collega's binnen je organisatie. Informeler en praktischer.

Hey team,

Ik ben op vakantie van [1 september] tot en met [15 september] en check geen mail.

Voor dringende zaken:
• Project X: neem contact op met [Ahmed] ([a.hassan@bedrijf.nl])
• Klant issues: mail naar [support@bedrijf.nl]
• Echt urgente noodgevallen: bel me op [06-12345678] (alleen voor echte crises!)

Vergaderingen tijdens mijn afwezigheid worden automatisch geweigerd. Reschedule ze gerust naar na 16 september.

Tot snel,
[Sanne]

Template 4: Afwezigheidsbericht vakantie

Wanneer gebruiken: Standaard vakantie waarbij je volledig onbereikbaar bent en geen toegang hebt tot e-mail.

Beste,

Bedankt voor je e-mail.

Ik ben met vakantie van [20 juli] tot en met [10 augustus] en heb geen toegang tot mijn e-mail. Je bericht wordt niet doorgestuurd naar collega's.

Voor spoedeisende kwesties kun je terecht bij [Karin Bakker] via [k.bakker@bedrijf.nl] of [06-98765432].

Vanaf [12 augustus] ben ik weer bereikbaar en beantwoord ik je e-mail zo snel mogelijk.

Fijne zomer!

[Tim van Dijk]
[Sales Manager]
[Bedrijf B.V.]

Template 5: Ziekte

Wanneer gebruiken: Bij onverwachte ziekte waarbij je kort en professioneel communiceert zonder te veel details te delen.

Beste,

Bedankt voor je bericht.

Wegens ziekte ben ik momenteel niet bereikbaar. Ik verwacht terug te zijn op [maandag 3 juni], maar dit kan nog wijzigen.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [Mark Peters] via [m.peters@bedrijf.nl] of [088-1234567].

Met vriendelijke groet,
[Naam]

Template 6: Feestdagen (Kerst/Nieuwjaar)

Wanneer gebruiken: Tijdens feestdagen wanneer het hele bedrijf gesloten is.

Beste relatie,

Bedankt voor je e-mail.

Ons kantoor is gesloten van [23 december] tot en met [2 januari] in verband met de feestdagen. Tijdens deze periode hebben wij geen toegang tot onze e-mail en kunnen wij niet reageren.

Vanaf [3 januari] zijn wij weer volledig bereikbaar en nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.

Wij wensen u fijne feestdagen en een voorspoedig 2026! 🎄

Met vriendelijke groet,

Het team van [Bedrijfsnaam]
[www.bedrijfsnaam.nl]
[088-1234567]

Template 7: Training/Conferentie (gedeeltelijk bereikbaar)

Wanneer gebruiken: Je bent aanwezig op een event maar hebt beperkte tijd voor e-mail.

Hoi,

Bedankt voor je mail!

Ik ben van [10 t/m 12 oktober] op conferentie en heb beperkte toegang tot mijn e-mail. Ik doe mijn best om urgent berichten te beantwoorden, maar mijn reactietijd kan langer zijn dan normaal.

Voor spoedeisende zaken kun je me bellen op [06-12345678] of mailen naar [naam@bedrijf.nl].

Vanaf [13 oktober] ben ik weer volledig beschikbaar.

Groet,
[Naam]

Template 8: Met vervanging (duidelijke doorverwijzing)

Wanneer gebruiken: Wanneer het belangrijk is dat contacten snel geholpen worden en je een duidelijke vervanger hebt aangewezen.

Beste,

Bedankt voor uw e-mail.

Ik ben afwezig van [5 november] tot en met [19 november] en heb geen toegang tot mijn e-mail.

Tijdens mijn afwezigheid wordt u geholpen door:

📧 E-mail: [vervanger@bedrijf.nl]
📞 Telefoon: [088-1234567]
👤 Naam: [Jan Jansen - Account Manager]

Voor algemene vragen kunt u terecht bij [info@bedrijf.nl].

Ik beantwoord overige berichten na mijn terugkeer op [20 november].

Met vriendelijke groet,
[Naam]

Template 9: Zonder vervanging

Wanneer gebruiken: Als zelfstandige of kleine ondernemer zonder vervanging waarbij je realistische verwachtingen stelt.

Hoi,

Bedankt voor je bericht!

Ik ben op vakantie van [12 juli] t/m [26 juli] en check geen e-mail. Er is geen vervanger beschikbaar tijdens deze periode.

Ik beantwoord je mail zodra ik terug ben vanaf [29 juli]. Reken op een iets langere reactietijd vanwege de achterstand.

Voor echt urgente zaken kun je me bereiken via WhatsApp: [06-12345678] (alleen voor noodgevallen).

Groet,
[Naam]
[Zelfstandig ondernemer]
[www.bedrijfsnaam.nl]

Template 10: English out of office message

Wanneer gebruiken: Voor internationale contacten of wanneer je primair in het Engels communiceert.

Dear Sender,

Thank you for your email.

I am currently out of office from [July 15] until [July 26] and will have limited access to email.

For urgent matters, please contact my colleague [John Smith] at [j.smith@company.com] or call [+31 88 123 4567].

I will respond to your message as soon as possible upon my return on [July 29].

Best regards,

[Your Name]
[Job Title]
[Company Name]
[Phone Number]
[Website]

Algemene tips voor alle templates:

• ✅ Vermeld concrete data — Niet "een paar weken" maar "15 juli t/m 26 juli"
• ✅ Geef een terugkeerdatum — Wanneer kunnen mensen antwoord verwachten
• ✅ Bied alternatieven — Wie kunnen ze benaderen voor dringende zaken
• ✅ Pas toon aan context — Formeel voor extern, informeel voor intern
• ✅ Houd het kort — 50-150 woorden is ideaal
• ✅ Test je bericht — Stuur jezelf een mail voordat je vertrekt

Beste praktijken voor afwezigheidsberichten

Een goed afwezigheidsbericht is meer dan een simpel bericht dat je weg bent. Het is een professioneel communicatiemiddel. Het stelt verwachtingen, biedt alternatieven en zorgt dat je correspondenten niet in onzekerheid zitten. In deze sectie leer je precies wat je wel en niet moet doen.

Essentiële elementen

Elk afwezigheidsbericht moet minimaal deze vijf elementen bevatten:

1. Aanhef — Persoonlijk ("Hoi") of formeel ("Geachte heer, mevrouw"), afhankelijk van je doelgroep
2. Afwezigheidsperiode — Concrete data: "van 15 juli t/m 26 juli", niet "een paar weken"
3. Terugkeerdatum — Wanneer ben je weer bereikbaar: "vanaf 29 juli"
4. Alternatieven (indien van toepassing) — Wie kan worden benaderd voor dringende zaken
5. Afsluiting — Met je naam, functie, en eventueel contactgegevens

Optionele maar waardevolle toevoegingen:

• E-mailtoegang — Vermeld of je beperkte of geen toegang hebt
• Doorstuur-info — Geef aan of berichten worden doorgestuurd naar collega's (meestal niet)
• Urgentie-definitie — Wat definieer je als "urgent"
• Reactietijd — Wanneer kunnen mensen antwoord verwachten na je terugkeer

Do's: Wat moet je wel doen

1. Wees specifiek met data — "Van maandag 15 juli tot en met vrijdag 26 juli" is beter dan "De komende twee weken". Specifieke data voorkomen misverstanden. Mensen weten precies wanneer ze antwoord kunnen verwachten.
2. Bied alternatieven — Wordt je werk overgenomen door een collega? Vermeld diens naam en contactgegevens. Voor algemene vragen kun je doorverwijzen naar een team-inbox zoals info@bedrijf.nl.
3. Test je bericht — Stuur jezelf een testmail voordat je vertrekt. Controleer of het bericht correct wordt verzonden, of de opmaak klopt en of alle links werken.
4. Pas toon aan je doelgroep — Externe klanten verdienen een formeler bericht dan collega's. Gebruik voor intern verkeer een informelere en directe stijl.
5. Vermeld je terugkeer — "Ik beantwoord je bericht zo snel mogelijk na mijn terugkeer op [datum]" geeft duidelijkheid en voorkomt frustratie.
6. Activeer vroeg genoeg — Stel je afwezigheidsbericht in op de dag voordat je vertrekt. Niet pas de ochtend zelf. Zo mis je geen berichten tijdens de laatste drukte.
7. Zet een reminder — Zet een kalender-herinnering om je afwezigheidsbericht uit te schakelen bij terugkomst. Niets is zo gênant als collega's die drie weken na je vakantie nog steeds je "Ben op vakantie"-bericht ontvangen.
8. Houd het professioneel — Zelfs als je bedrijfscultuur informeel is, vermijd te persoonlijke details of humor die verkeerd kan vallen.

Don'ts: Wat moet je niet doen

1. Teveel details over je vakantiebestemming — "Ik ben drie weken op de Malediven" nodigt uit tot inbraak. Vermeld alleen dat je afwezig bent, niet waar je bent of waarom. Dit is een privacy- en beveiligingskwestie.
2. Klagen over werkdruk — "Na deze overwerkweek ga ik eindelijk op vakantie" of "Ik beantwoord je mail wel wanneer ik tijd heb" klinkt onprofessioneel en zet een negatieve toon.
3. Humor die verkeerd kan vallen — Wat grappig is voor collega's kan beledigend zijn voor externe contacten. Humor is moeilijk schriftelijk over te brengen. Wees voorzichtig met grappen in automatische berichten.
4. Te informele taal in zakelijke context — Als je externe klanten bedient, vermijd dan slang, emoji-overload, of ultra-informele taal. Een enkel emoji kan OK zijn, maar houd het professioneel.
5. Vergeten uit te schakelen — Dit is de meest gemaakte fout. Een afwezigheidsbericht dat een week na je terugkeer nog actief is, geeft een slechte indruk van professionaliteit.
6. Geen alternatieven bieden — Zeg je "Ik ben niet bereikbaar" zonder alternatieven? Dan kunnen dringende zaken niet worden afgehandeld. Dit frustreert klanten en collega's.
7. Vaag zijn over duur — "Ik ben de komende tijd afwezig" is te onduidelijk. Mensen willen weten wanneer ze antwoord kunnen verwachten.
8. Te lang bericht — Een afwezigheidsbericht van 300+ woorden wordt niet gelezen. Houd het kort (50-150 woorden) en to-the-point.

Toon en stijl kiezen

De juiste toon hangt af van drie factoren: doelgroep, branche, en bedrijfscultuur. Net zoals je lettertype en typografie kiest voor je website, kies je ook de toon van je afwezigheidsbericht om professioneel over te komen.

Formeel (gebruik "u", volle namen, beleefde afsluiting):

• Juridische sector (advocaten, notarissen)
• Financiële diensten (banken, accountants)
• Overheid en semi-overheid
• Gezondheidszorg (artsen, zorgverleners)
• Eerste contact met nieuwe klant

Informeel (gebruik "je", voornamen, casual afsluiting):

• IT en tech sector
• Marketing en reclame
• Creatieve industrieën
• Startups en scale-ups
• Interne communicatie (collega's)

Hybride (begint formeel, wordt informeler na eerste contact):

• Consultancy en adviesbureau's
• B2B dienstverlening
• Retail en e-commerce

Optimale lengte en timing

Lengte: Het ideale afwezigheidsbericht is tussen de 50 en 150 woorden. Lang genoeg voor alle essentiële informatie, maar kort genoeg om snel te scannen. Alles boven de 200 woorden is te lang. Mensen hebben geen tijd om een volledige brief te lezen.

Wanneer activeren:

• Een dag van tevoren — Voor geplande vakantie of verlof
• Ochtend zelf — Voor conferenties of training waar je toch aanwezig bent
• Zo snel mogelijk — Bij onverwachte ziekte of noodgevallen

Wanneer uitschakelen:

• Eerste werkdag terug — Bij aankomst op kantoor, voordat je je e-mail checkt
• Zondag avond — Als je maandag weer begint en je inbox wilt voorbereiden
• Via kalender-reminder — Zet een terugkerende herinnering in je agenda

Veelgestelde vragen over afwezigheidsberichten

Privacy en beveiliging

Een afwezigheidsbericht lijkt misschien onschuldig. Maar het kan onbedoeld privacygevoelige informatie delen of beveiligingsrisico's creëren. In deze sectie bespreken we wat je wel en niet moet delen.

AVG/GDPR overwegingen

Onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ben je verantwoordelijk voor de gegevens die je deelt in automatische antwoorden. Let op deze punten:

• Contactgegevens van collega's — Vraag expliciete toestemming voordat je iemands e-mailadres of telefoonnummer vermeldt. Contactgegevens delen zonder toestemming is een AVG-overtreding.
• Externe ontvangers — Je afwezigheidsbericht kan naar duizenden mensen gaan, inclusief spam en phishingKeurigOnline zegtPhishingPhishing is een vorm van online oplichting waarbij slachtoffers worden misleid om gevoelige informatie prijs te geven.-pogingen. Deel nooit vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
• Automatische logboeken — E-mailservers loggen wie je afwezigheidsbericht heeft ontvangen. Dit wordt beschouwd als verwerking van persoonsgegevens en valt onder de AVG.
• Bewaartermijn — Schakel je afwezigheidsbericht uit zodra je terug bent. Oude afwezigheidsberichten in logbestanden moeten conform jullie bewaarbeleid worden verwijderd.

Wat niet te delen in je afwezigheidsbericht

Vermijd het delen van deze informatie:

• ❌ Vakantiebestemming — "Ik ben drie weken in Thailand" signaleert dat je huis leeg staat
• ❌ Woonadres — Nooit je thuisadres of postcode vermelden
• ❌ Gezinssamenstelling — "Ik ben met mijn gezin op vakantie" geeft informatie over je thuissituatie
• ❌ Reden van afwezigheid — Medische details of persoonlijke omstandigheden horen niet in een zakelijk afwezigheidsbericht
• ❌ Inloggegevens — Nooit wachtwoorden, toegangscodes, of inloglinks delen
• ❌ Vertrouwelijke projecten — Geen details over contracten, deals, of lopende onderhandelingen
• ❌ Persoonlijk mobiel nummer — Gebruik je zakelijke nummer of geef helemaal geen nummer

E-mail doorsturen en privacy

Risico's van automatisch doorsturen:

• Vertrouwelijke correspondentie wordt gedeeld zonder toestemming van afzenders
• Persoonlijke e-mails (zoals medische informatie, sollicitaties) kunnen naar collega's gaan
• Je kunt de AVG schenden door persoonsgegevens zonder rechtmatige grond te delen
• Je collega krijgt toegang tot je complete inbox-geschiedenis

Zakelijke vs privé e-mail

Gebruik je afwezigheidsbericht alleen voor zakelijke e-mail. Voor je privé-account hoef je meestal geen automatisch antwoord in te stellen. Vrienden en familie begrijpen wel dat je op vakantie bent.

Gebruik je één e-mailadresKeurigOnline zegtE-mailadresEen e-mailadres, zoals naam@domein.nl, gebruik je om digitaal berichten te versturen en te ontvangen. voor zowel zakelijk als privé? Dat is niet aanbevolen, maar overweeg dan:

• Gmail's "Alleen naar contacten" optie gebruiken
• Een generieke boodschap zonder details over je afwezigheid
• Je zakelijke en privé-email scheiden voor betere controle

Conclusie

Een professioneel afwezigheidsbericht is essentieel voor effectieve communicatie tijdens je afwezigheid. Of je nu een kort vakantieberichtje instelt of een uitgebreide boodschap voor langdurig verlof: de principes blijven hetzelfde. Wees duidelijk, kort en professioneel.

De belangrijkste takeaways uit deze gids:

• ✅ Platform-specifieke setup — Outlook, Gmail, en WhatsApp Business hebben elk hun eigen aanpak, maar het instellen duurt maximaal 5 minuten
• ✅ Essentiële elementen — Vermeld altijd je afwezigheidsperiode, terugkeerdatum, en alternatieven voor dringende zaken
• ✅ Toon aanpassen — Formeel voor externe klanten, informeler voor collega's
• ✅ Privacy waarborgen — Deel geen vakantiebestemmingen, persoonlijke details, of vertrouwelijke informatie
• ✅ Testen en uitschakelen — Test je bericht voordat je vertrekt en vergeet niet om het uit te schakelen bij terugkomst

Met de 14+ templates uit dit artikel heb je voor elke situatie een voorbeeld. Kopieer de template die past bij jouw situatie en pas de details aan. Je bent binnen een paar minuten klaar.

Volgende stappen:

1. Kies de juiste template voor jouw situatie
2. Volg de setup-instructies voor Outlook, Gmail, of WhatsApp Business
3. Test je bericht door jezelf een e-mail te sturen
4. Stel een reminder in om je afwezigheidsbericht uit te schakelen
5. Geniet van je welverdiende rust!

Een goed ingesteld afwezigheidsbericht geeft je peace of mind tijdens je afwezigheid. Je correspondenten weten waar ze aan toe zijn. Neem de tijd om het goed te doen. Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.

Veel succes met je afwezigheidsbericht, en geniet van je vakantie! 🌴

Bronnen

1. ElectroIQ. (2024). Outlook Statistics And Facts (2025). Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://electroiq.com/stats/outlook-statistics/
2. DemandSage. (2024). Gmail Statistics (2025) – Users & Market Share Data. Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://www.demandsage.com/gmail-statistics/
3. Google Support. (n.d.). Send an automatic reply when you're out of office. Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://support.google.com/mail/answer/25922
4. Microsoft Support. (n.d.). Send automatic out of office replies from Outlook. Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://support.microsoft.com/en-us/office/send-automatic-out-of-office-replies-from-outlook
5. WhatsApp Help Center. (n.d.). How to use away messages. Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://faq.whatsapp.com/539357863398870/
6. Autoriteit Persoonsgegevens. (n.d.). Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Geraadpleegd op 3 december 2025, van https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/avg-algemeen/de-avg-in-het-kort