DNS

Samenvatting: mail komt in spam

Bij zakelijke mail vanaf een eigen domein ligt het zelden aan je tekst. Meestal ontbreekt SPF, DKIM of DMARC, of mailt een dienst namens je domein die daar niet in staat. Test daarom eerst je verzending en je DNS, en herschrijf pas daarna je tekst.

Komt je mail in spam terecht, dan ligt het bij zakelijke mail vanaf een eigen domein meestal niet aan je tekst, maar aan je domein. SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of klopt niet, of er verstuurt een dienst namens je domein die niet in je SPF staat: je websiteformulier, je boekhoudpakket of Mailchimp. Sinds 1 februari 2024 eist Gmail van elke afzender minstens SPF of DKIM^[1]. Daarna komen reputatie en blacklists, en pas als laatste de inhoud van je mail.

Voor een email met eigen domein heb je twee dingen nodig: een domeinnaam en een mailpakket, los of bij je webhosting. Daarna maak je de adressen aan, stel je ze in op je apparaten en controleer je MX, SPF, DKIM en DMARC. Vergelijk prijzen op het tarief na de actie, en gebruik je nu de gratis Gmail-truc met "Verzenden als" of POP-ophalen: die stopt in januari 2027^[1].

Een e-mailadres met je eigen domeinnaam regel je in vier stappen. Je registreert een domeinnaam, kiest een mailpakket (los of als onderdeel van je hosting), maakt de adressen aan en controleert de DNS-records zodat je mail ook echt aankomt. Meer is het niet.

Het loont. In een enquête van SIDN onder 141 ondernemers vindt 88% een zakelijk mailadres (zeer) belangrijk. Dezelfde offerte werd vanaf offerte@aannemersbedrijf.nl door 75% als beste beoordeeld, tegenover 3% voor de versie vanaf aannemersbedrijf@gmail.com^[2]. En het is minder ingewikkeld dan het lijkt: 65% van de ondervraagden vond het aanmaken van de adressen (zeer) makkelijk^[2].

Samenvatting: overstappen hosting

Zet eerst je website en mailboxen bij de nieuwe hoster klaar, verlaag een dag van tevoren de TTL naar 300 seconden^[2] en zet dan de DNS om. Synchroniseer je mail vóór en na de omschakeling. Het domein hoeft niet mee: verhuis het pas als laatste, of nooit. Wil je het toch verhuizen, dan moet een .nl-registrar je het verhuistoken binnen vijf dagen geven^[1].

Overstappen hosting? Dan bepaalt de volgorde of je website en mail blijven werken. Overstappen naar een andere hostingprovider zonder uitval doe je zo: eerst je website en mailboxen bij de nieuwe hoster klaarzetten, dan de DNS omzetten en als laatste, als je dat wilt, de domeinnaam verhuizen. Je oude hosting zeg je pas op als alles een paar dagen stabiel draait.